Stejně jako telefonický rozhovor nebo osobní jednání také e-mailová komunikace má svá pravidla chování. Těmto pravidlům se říká e-mailová etiketa neboli netiketa (jinak též pravidla chování online, slovo, které vzniklo kombinací slov Internet a etiketa). Chcete-li efektivně komunikovat, dodržujte následující pravidla:
-
Zacházejte opatrně s humorem a emocemi. E-mail špatně přenáší emoce a příjemce by nemusel váš tón správně pochopit. Sarkastický humor je obzvláště nebezpečný, protože příjemce by si jej mohl špatně vyložit a urazit se. Chcete-li sdělit své emoce, doporučujeme použít emotikony (další informace naleznete v tomto článku v tématu Použití emotikon). -
Přemýšlejte než poštu odešlete. Psaní a posílání e-mailových zpráv je rychlé a snadné, někdy až příliš. Doporučujeme zprávu nejprve dobře promyslet a nepsat, když jste rozčilení. Po odeslání už nelze vzít zprávu zpět. -
Používejte jasný a stručný předmět zprávy. Shrňte obsah zprávy do několika slov. Lidé, kteří dostávají mnoho e-mailových zpráv, mohou podle předmětu určit jejich prioritu. -
Pište krátké zprávy. Ačkoli e-mailové zprávy mohou být libovolně dlouhé, e-mail je určen k rychlé komunikaci. Mnoho lidí nemá čas ani trpělivost na čtení více než pár odstavců. -
Doporučujeme nepoužívat VELKÁ PÍSMENA. Mnoho lidí vnímá věty napsané velkými písmeny jako agresivní, vadí jim nebo je uráží. -
Pozor na informace citlivé nebo důvěrné. Kdokoli z příjemců může poslat vaši zprávu dál, ať už záměrně, nebo omylem.
Kromě toho si dávejte pozor na chyby v psaní slov nebo gramatické chyby, hlavně ve formální nebo obchodní komunikaci. Nedbalými e-mailovými zprávami o sobě podáváte neprofesionální obraz. Než zprávy odešlete, přečtěte si je. Pokud je součástí vašeho programu funkce kontroly pravopisu, používejte ji.
Žádné komentáře:
Okomentovat